Zuletzt geändert am 25.11.2024
Für Sozial.digital ist der sorgfältige Umgang mit persönlichen Daten von grosser Bedeutung. Wir sichern Ihre Daten ordnungsgemäss und verwenden sie nicht ausserhalb Ihres Hilfeplans.
Die Plattform Zusammen1Plan ist ein elektronisches Austauschsystem und deshalb ist nicht nur Zusammen1Plan für den Austausch von personenbezogenen Daten verantwortlich, sondern alle beteiligten Organisationen sind verantwortlich für die Daten, die sie senden und empfangen.
1. Ziele
Zusammen1Plan ermöglicht die Erstellung von webbasierten Betreuungsplänen, in denen Daten mit mehreren Betreuungsanbietern, mit dem/der Klient:in, seiner Familie und anderen Beteiligten („Nutzer:innen“) ausgetauscht werden können. In einem Zusammen1Plan-Hilfeplan sind die Klient:innen führend. Sie entscheiden, welche Ziele erreicht werden sollen und warum die Informationen im Plan geteilt wird. Die Klient:innen bestimmen auch, welche Benutzer:innen im Plan zugelassen sind. Dies kann von Klient:innen selbst oder von jemandem in seinem Namen getan werden.
Personenbezogene Daten werden ausschliesslich innerhalb von Zusammen1Plan verwendet:
- Innerhalb des Assistenzplans und zu den damit verbundenen Zwecken;
- Um dem/der Benutzer:in Nachrichten über die Wartung und/oder Verbesserungen von Zusammen1Plan zu senden.
Zum Zweck der wissenschaftlichen Erforschung der Methodik untersuchen wir durch anonymisierte Berichte, wie die verschiedenen Funktionen der Anwendung genutzt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Artikel 9 dieser Erklärung.
2. Arten von personenbezogenen Daten
Von allen Nutzer:innen werden Name, E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort gespeichert. Darüber hinaus können Wohnort, Telefonnummer, Geburtsdatum und Geschlecht gespeichert werden. Schliesslich speichern unsere Server automatisch Daten wie URL, IP-Adresse, Browsertyp und Sprache, sowie das Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs auf Zusammen1Plan. Dabei handelt es sich um gewöhnliche personenbezogene Daten.
Der Plan enthält minimale Informationen über die Lebenssituation und eine Beschreibung der Situation der Klient:innen. Darüber hinaus können Informationen über die Familienzusammensetzung, Interessen und demografische Merkmale enthalten sein sowie in einem begrenzten Umfang Gesundheitsdaten. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um gewöhnliche Personendaten. Im Falle von Gesundheitsdaten kann es sich auch um besonders schützenswerte Personendaten handeln.
Die Hinzufügung von personenbezogenen Daten strafrechtlicher Natur ist grundsätzlich verboten. Dies können Informationen über Verurteilungen oder den Verdacht auf eine Straftat sein.
3. Sicherheit und Verarbeitung
Wir halten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit ein Sicherheitsniveau aufrecht, das nach aktuellem Stand der Technik ausreicht, um den unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, deren Veränderung, Offenlegung oder Verlust zu verhindern. Sozial.digital ist Partner mit fünf Parteien, die in irgendeiner Weise Zugang zu den eingegebenen Personendaten haben. Diese sind:
- Molendrift (http://www.molendrift.nl) für den Betrieb des 2nd-Level-Helpdesks.
Der Helpdesk hat nur insoweit Zugang zu personenbezogenen Daten, als diese von Sozial.digital oder der ZHAW aktiv per E-Mail an den Helpdesk übermittelt wird. Der Helpdesk kann diese Daten weitergeben, um zu einer Lösung zu kommen, an den 2nd-Line-Helpdesk weitergeben, wobei der Fragesteller immer darüber informiert wird. - Little Rocket (https://www.littlerocket.nl) für die Anwendungsentwicklung und technischer Helpdesk.
Für die Zwecke der Helpdesk-Arbeit hat Little Rocket Zugriff auf die Produktionsdatenbank mit allen Daten aller Zusammen1Plan-Pläne und auf den E-Mail-Verkehr zwischen Nutzer:innen und dem First- und Second-Level-Helpdesk, soweit dies für die Beantwortung der Nutzerfrage anwendbar ist. - ZHAW, Institut für Kindheit, Jugend und Familie (https://www.zhaw.ch/de/sozialearbeit/institute-und-zentrum/ikjf/) für die Durchführung wissenschaftlicher Untersuchungen über die Funktionsweise der Zusammen1Plan Methodik sowie die Betreuung des First-Level-Helpdesks.
- Der Helpdesk hat nur insoweit Zugang zu personenbezogenen Daten, als diese von Nutzer:innen aktiv per E-Mail an den Helpdesk übermittelt wird. Der Helpdesk kann diese Daten an den 2nd-Line-Helpdesk weitergeben, wobei der Fragesteller immer darüber informiert wird.
Für die wissesnschafltichen Untersuchungen erhält die ZHAW in regelmässigen Abständen Berichte aus der Produktionsdatenbank. Diese sind ausschliesslich anonymisierte Berichte, die angeben, wie die verschiedenen Funktionen der Anwendungen genutzt werden und nicht, welche Informationen darin gespeichert sind. - Jugendarbeit.digital (https://jugendarbeit.digital) ist verantwortlich für den Betrieb der Software auf dem Server in der Schweiz.
- Metanet AG (https://metanet.ch) ist verantwortlich für den sicheren Betrieb des Servers. Das betreffende Serverzentrum erfüllt die Normen nach ISO 27001:2013.
4. Anmeldung bei Zusammen1Plan
Um Zusammen1Plan zu nutzen, muss man sich registrieren. Dazu sind Name, E-Mail-Adresse, ein Benutzernamen und ein Passwort erforderlich. Personen, die Zusammen1Plan im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit nutzen, müssen sich mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse anmelden und sich in der von ihrem Arbeitsplatz bereitgestellten sicheren Umgebung einloggen. Bei der Erstellung des Passworts wird ein Indikator angezeigt, der angibt, wie sicher das Kennwort ist. Dabei können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten. Dies bedeutet, dass neben dem Benutzernamen und dem Passwort auch ein Code eingegeben werden muss. Dieser Code wird Ihnen bei der Anmeldung auf Ihrem Mobiltelefon mitgeteilt. Die Stärke des Passworts und der Einsatz der Zwei-Faktor-Authentifizierung liegen in der eigenen Verantwortung der Nutzerin oder des Nutzers.
Zusammen1Plan verwendet diese persönlichen Daten nur, um den Betrieb von Zusammen1Plan zu ermöglichen.
5. Gemeinsame Nutzung von Notizen und Dokumenten und Versenden von Nachrichten
Zusammen1Plan bietet die Möglichkeit, Dokumente und Notizen auszutauschen und sich gegenseitig Nachrichten zu schicken.
Wir empfehlen den Leistungserbringern, keine Teile der Krankenakte in Zusammen1Plan zu kopieren, sondern jedes Mal und für jede Information einzeln zu entscheiden, ob es notwendig ist, sie zu teilen und immer im Sinne und mit Zustimmung der Klient:innen.
6. Recht auf Einsichtnahme und Berichtigung
Kund:innen und Nutzer:innen von Zusammen1Plan können ihr Recht auf Einsicht, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung ihrer zuvor erteilten Einwilligung geltend machen. Zur Ausübung dieser Rechte kann unter info@zusammen1plan.ch Kontakt aufgenommen werden.
7. Einverständnis und Kündigung
Die Nutzung von Zusammen1Plan erfolgt auf der Grundlage der ausdrücklichen Zustimmung der Klient:innen. Die Klient:innen kann die Rolle der Koordination des Zusammen auch an andere beteiligte Personen übertragen (genannt „Plankoordination“). Die Klient:in kann die Übertragung der Rechte an die Plankoordinator:in jederzeit widerrufen. Dies kann über info@zusammen1plan.ch geschehen. Die Anfragen werden innerhalb von fünf Arbeitstagen bearbeitet.
Ein Antrag auf Vernichtung der Daten kann nur von den Klient:innen oder der Plankoordination gestellt werden. Es gilt eine Bedenkzeit von 2 Wochen, in der Zwischenzeit wird der Zusammen1Plan-Zugang vorübergehend geschlossen. Nach Ablauf dieser zwei Wochen bittet Zusammen1Plan , den Antrag erneut zu bestätigen. Unter Rückbestätigung wird der Zugang innerhalb von fünf Arbeitstagen entfernt.
Andere Nutzer:innen (oder deren Arbeitgeber:innen) des Unterstützungsplans können auch ihre eigenen oder die Beiträge ihrer Arbeitnehmer:innen und/oder die Beiträge von sich selbst oder ihren Arbeitnehmer:innen entfernen. Dies kann durch einen Antrag über info@zusammen1plan.ch geschehen. Wenn ein Antrag eintrifft, informieren wir den Kunden und die Kund:innen oder Plankoordinatoren über diesen Antrag. Die Nutzer oder Beitragszahler werden innerhalb von fünf Arbeitstagen aus dem Plan entfernt.
8. Aufbewahrungsfrist
Zusammen1Plan verwendet eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr, nachdem der Zugang von den Nutzer:innen zuletzt bearbeitet wurden. Nach einem Jahren werden die Nutzer:innen per Mail über die Löschung vorinformiert. Nutzer:innen können innerhalb eines Monats antworten, dass der Zugang nicht entfernt werden soll. Ohne Raktion, wird der Zugang anschliessend gelöscht.
9. Wissenschaftliche Forschung
Zum Zweck der wissenschaftlichen Erforschung der Methodik wird in anonymisierten Berichten untersucht, wie die verschiedenen Funktionen der Anwendung genutzt werden. Diese Berichte enthalten auch die Domänennamen von E-Mailadressen, um zu verfolgen, welche Organisationen die Anwendung nutzen. Es ist möglich, dass Privatpersonen (wie Freiberufler oder der Auftraggeber selbst) einen Domain-Namen verwenden, in dem der Name enthalten ist, und daher können dabei personenbezogene Daten betroffen sein.
Das berechtigte Interesse für die kurzfristige Speicherung dieser Daten ist das Geschäftsinteresse Sozial.digitals, um allfällige Anpassungen des Systems zu evaluieren.
Über eine Funktion in Zusammen1Plan können Klient:innen angeben ein breiteres Spektrum an Daten für Forschungszwecke zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören Daten in den Eingabefeldern, wie Zwecke und Notizen, die auch spezielle personenbezogene Daten (z.B. medizinische Daten) enthalten können. Der Zweck der Untersuchung dieser Inhaltsfelder ist es, zu sehen, wie die Benutzer in Bezug auf die Zielvorgaben, so dass die Methodik verbessert werden kann. Wenn ein Nutzer zu einem späteren Zeitpunkt entscheidet, dass er die Daten nicht mehr teilen möchte, kann die Funktion abgeschaltet werden. Um die Zustimmung für bereits geteilte Daten zu widerrufen, kann der Kontakt über info@zusammen1plan.ch. Der Helpdesk von Zusammen1Plan verweist dann an die Forschungseinrichtung, so dass auch dort ein Antrag auf Löschung der personenbezogenen Daten gestellt werden kann
10. Einspruch
Nutzer:innen können der Verwendung ihrer Daten widersprechen. Dieser Widerspruch kann an info@zusammen1plan.ch gerichtet werden. Wenn sie der Meinung sind, dass eine Verarbeitung gegen die CH-DSG verstösst, können sie eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreichen.
11. Pflichten und Verantwortlichkeiten
Alle Nutzer:innen von Zusammen1Plan sind verantwortlich für den rechtmässigen Umgang mit personenbezogenen Daten. Sie halten sich an die diesbezüglichen Vorschriften innerhalb ihrer eigenen Organisation.
12. Nutzungsbedingungen
Unsere Nutzungsbedingungen finden Sie in einem separaten Dokument auf der Website.